この度、大学院自然科学研究科事務室の職員による、個人情報を含むファイルが誤ってメールにて送信される事案が発生しました。関係の皆様に多大なご心配及びご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

本学では、個人情報を取扱う際、情報漏洩を防ぐためのガイドラインに基づいて厳重に注意を払うよう周知徹底を図っているところですが、このような事案が発生したことは重大な問題であると受け止めております。

なお、下記のとおり対応を完了しており、学外への漏洩及び被害は確認されておりません。

1.本事案の概要

篮球比分直播8年3月修了予定者の大学院自然科学研究科博士前期課程2年生29名及び当該者の主指導教員29名に、自然科学研究科事務室学務係（以下「学務係」という。）から、学位記記載内容の確認依頼のメールを送信した際、誤って、自然科学研究科所属学生1,478名の学籍データ（氏名、学籍番号、住所、保証人の氏名等）が入力されたシートを含むExcelファイルを送信していたことが判明しました。

2.本事案への対応状況

?当該メールを受信した学生29名
当該メールを受信した学生29名に学務係の職員が誤送信の内容について直接説明した上で、当該メールの削除を依頼し、職員立ち会いの下で削除完了の確認を行いました。

?当該メールを受信した主指導教員29名
学務係から当該メールを送信した主指導教員29名にも当該メールの削除を依頼し、全員から削除完了の連絡を受けました。

?自然科学研究科所属学生並びに保証人
　本事案についての、発生の経緯及び内容等を記載した謝罪文を送付させていただいております。

3.再発防止に向けての今後の対応等

本事案が発生した原因は、Excelファイルの編集作業において、参照元の学籍データシートを削除し忘れたこと及び削除の確認が欠けていた点にあります。
本学ではこれまでもメール誤送信対策のためのアドオン機能を設定するなどの対策を施してまいりましたが、本事案を防ぐことはできませんでした。
本事案を厳粛に受け止め、今後は必要最小限の情報のみを個別に入力した文書を作成し、送信することにいたします。
また、個人情報を含むデータの管理方法及び作業手順を見直し、個人情報を送信する必要が生じた際には、添付ファイルを含む送信内容を複数人で確認する等、同様の事案の再発防止へ向けた措置を講じます。

改めまして、この度は、多大なご心配及びご迷惑をおかけしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
今後は、個人情報の取扱いについて、教職員に対してより一層の厳重な取扱いを図るとともに、再発防止に努めて参ります。

本事案に関する連絡先

自然科学研究科事務室
電話：025-262-7397
E-mail：z-gakumu@adm.niigata-u.ac.jp